Datenschutz

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher stammen diese?

Daten von Kund*innen/Projektpartner*innen und Lieferant*innen

Über unsere Kund*innen/Projektpartner*innen und Lieferant*innen erfassen wir jene Daten, die aufgrund einer Vertragsanbahnung oder im Rahmen der bestehenden Vertragsbeziehung notwendig sind, um eine reibungslose und gute Geschäftsbeziehung aufzubauen oder zu garantieren. Dazu gehören Anschrift, Branche und Kontaktdaten Ihrer Organisation sowie Daten einzelner Ansprechpartner*innen innerhalb Ihrer Organisation wie Namen und geschäftliche Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und die jeweilige Funktion im Unternehmen. Gegebenenfalls gehören dazu auch Vertragsdaten, wie Kundennummer, Bankverbindung, Steuernummer, Bonitätsdaten oder Daten für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Es können auch zusätzliche Informationen verarbeitet werden, die uns jemand aus Ihrer Organisation von sich aus zur Verfügung gestellt hat oder uns aus öffentlich zugänglichen Quellen bekannt sind und zulässigerweise von uns verarbeitet werden dürfen.

Daten von Active-Sourcing-Kandidat*innen

Darunter verstehen wir Daten von Personen, welche wir aufgrund ihrer selbst veröffentlichten Angaben auf öffentlich zugänglichen Kanälen wie z.B. auf Karriereportalen wie karriere.at oder auf berufsbezogenen sozialen Netzwerken wie z.B. Xing oder Linkedin kontaktieren. Hierfür wurde ein separater Zugang in unserem System eingerichtet, in welchem die öffentlich zugänglichen Daten temporär erfasst werden, sofern eine Ansprache erfolgt ist. Erfasst werden gegebenenfalls der öffentlich bekanntgegebene Vor- und Nachname, die jeweilige ID, die Mailadresse oder die Adresse zum Profil, das Medium der Ansprache, das Datum der Kontaktaufnahme und eine eventuelle Reaktion auf unsere Ansprache.

Daten anderer Kontakte (z.B. Ansprechpartner*innen für Referenzen/Notfallkontakte)

Darunter verstehen wir ua Daten von Personen, die wir von Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen erhalten, wie z.B. Ansprechpartner*innen für Referenzen und Notfallkontakte. Werden Sie als Referenz-Ansprechpartner*in von Bewerber*innen genannt, verarbeiten wird Ihre Kontaktdaten wie etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie die Funktion im Unternehmen. Werden Sie von unseren Mitarbeiter*innen als Notfallkontakt angegeben, damit wir Sie im Falle eines Unfalls oder Notfalls kontaktieren können, so verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten wie Namen, Anschrift und Telefonnummer.

Woher stammen die personenbezogenen Daten:

Personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen

Den Großteil der oben genannten personenbezogenen Daten erfahren wir direkt von Ihnen, weil wir mit Ihnen oder Sie mit uns in Kontakt treten.

Personenbezogene Daten, die wir über Sie aus anderen Quellen erfahren

Personenbezogene Daten über Sie aus anderen Quellen als durch Sie zu erfahren, ist durch folgende Aktivitäten möglich:

• Durch unsere Zusammenarbeit mit B2B Akquise-Agenturen.
• Durch Teilnehmer*innen-Listen bei Veranstaltungen.
• Durch Dritte, z.B. weil Sie von Bewerber*innen als Referenz genannt wurden.
• Durch öffentlich zugänglich Quellen (z.B. Internetpräsenz Ihres Unternehmens, berufsbezogene soziale Netzwerke, Karriereportale).

Personenbezogene Daten, die von uns automatisch erfasst werden können

Es können durch den Zugriff auf unsere Website bestimmte Daten über Sie erfasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wofür werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet und aufgrund welcher?

Daten von Kunden/Projektpartnern und Lieferanten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Kund*innen/Projektpartner*innen und Lieferant*innen zwecks ordnungsgemäßer Abwicklung und zum Ausbau unserer Geschäftsbeziehungen, um vertragliche oder andere rechtliche Pflichten zu erfüllen, im Anlassfalls zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und gegebenenfalls aus unserem berechtigten Interesse (um Werbemitteilungen an Sie zu richten, Umfragen zu Ihrer Zufriedenheit durchzuführen oder über Events oder sonstige IVM-Aktivitäten zu informieren). Handlungen aus unserem berechtigten Interesse setzen wir dabei nur, sofern diese Ihren Interessen oder Grundrechten und -pflichten nicht entgegenstehen.

Daten von Active-Sourcing-Kandidat*innen

Wir verarbeiten die offensichtlich öffentlich gestellten personenbezogenen Daten von unseren Active-Sourcing-Kandidat*innen zu dem Zweck, diese als Bewerber*innen zu gewinnen. Zudem möchten wir Mehrfachansprachen verhindern und somit gewährleisten, dass sie nicht von mehreren Recruiter*innen gleichzeitig angesprochen werden, dies gilt insbesondere dann, wenn (vorerst) kein Interesse an unseren angebotenen Stellen oder Projektpartner*innen bekundet wurde. Rechtsgrundlage dafür ist unser überwiegend berechtigtes Interesse an der Gewinnung neuer Mitarbeiter*innen (Art. 6 Abs 1 lit f EU-DSGVO) und die Ausnahmebestimmung für personenbezogene Daten, welche die betroffene Person offensichtlich öffentlich gemacht hat (Art. 9 Abs 2 lit e EU-DSGVO).

Daten von anderen Kontakten (z.B. Ansprechpartner*innen für Referenzen/Notfallkontakte)

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten anderer Kontakte zu jenen Zwecken, zu welchen Sie uns mitgeteilt wurden. Wurden Ihre Daten z.B. von IVM-Mitarbeiter*innen als Notfallkontakt angegeben, kontaktieren wir Sie lediglich in einer, diese Person betreffenden, Notfallsituation. Wurden Sie dagegen von IVM-Bewerber*innen oder IVM-Mitarbeiter*innen als Ansprechpartner*in für eine mögliche Referenzeinholung genannt, kontaktieren wir Sie möglicherweise, um die Referenz bei Ihnen einzuholen. Gegebenenfalls bieten wir Ihnen im Zuge der Referenzeinholung unsere Leistungen an, sofern Sie dies wünschen.

Folgende Rechtsgrundlagen sind dabei möglich:

• Daten unserer Kund*innen/Projektpartner*innen und Lieferant*innen verarbeiten wir überwiegend auf Grundlage einer vorvertraglichen Maßnahme zur Vertragsanbahnung oder aufgrund einer bereits bestehenden vertraglichen Beziehung (Art. 6 Abs 1 lit b EU-DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, worunter wir auch die Leitung und Weiterentwicklung unserer Geschäftstätigkeit einschließlich unseres Risikomanagements zählen (Art. 6 Abs lit f EU-DSGVO).
• Wenn Sie von IVM-Mitarbeiter*innen oder von Bewerber*innen als Notfallkontakt angegeben wurden, speichern wir Ihre Daten, um Sie in einem solchen Notfall zu kontaktieren (gegebenenfalls Art. 6 Abs 1 lit d EU-DSGVO).
• Möglicherweise verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der von uns bei Ihnen eingeholten, jederzeit widerrufbaren, Zustimmungserklärungen. Dabei werden Sie über die konkreten Daten, welche verarbeitet werden sollen, und den Zweck der Verarbeitung vorab informiert. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen der Einwilligungen, die Sie uns erteilt haben, aus Beweissicherungsgründen aufbewahren können (Art. 6 Abs 1 lit a EU-DSGVO).
• Es kann im Anlassfall erforderlich sein, personenbezogene Daten und gegebenenfalls besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, in Übereinstimmung mit den örtlichen Gesetzen und Vorschriften, im Zusammenhang mit der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu verarbeiten. Art. 6 Abs 1 lit f und Art. 9 Abs 2 lit f der EU-DSGVO ermöglichen dies, wenn die Verarbeitung „zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich“ und die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten notwendig ist.
• Als weitere Rechtsgrundlage kommt in Frage, dass die Verarbeitung unsererseits zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist (Art. 6 Abs lit c EU-DSGVO).

An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben/übermittelt?

Bitte beachten Sie vorab, dass eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und/oder der vertraglichen Vereinbarung stattfindet. Für darüberhinausgehende Übermittlungen holen wir uns Ihre Zustimmung ein. Eine Weitergabe von personenbezogenen kann zu folgenden Zwecken an folgende Empfänger stattfinden:

• Daten von Personen, die als Notfallkontakte unserer IVM-Mitarbeiter*innen angegeben wurden, werden nicht bzw. im Ausnahmefall nicht ohne vorherige Zustimmung weitergegeben.
• Daten unserer Active-Sourcing-Kandidat*innen werden nicht weitergegeben. Werden solche Kandidat*innen in weiterer Folge zu Bewerber*innen, erfolgt eine Weitergabe der personenbezogenen Daten nicht ohne vorherige Zustimmung.
• Personenbezogenen Daten von Kund*innen/Projektpartner*innen (Firmenname, Anschrift, eventuell namentliche Nennung von Ansprechpartner*innen) geben wir an jene Bewerber*innen weiter, welche für offene Stellen bei Ihnen in Frage kommen, damit diese uns ihre Zustimmung zur Profilversendung an Sie erteilen können.
• Um gesetzlichen Verpflichtungen oder anderen Vorschriften nachzukommen, können Ihre personenbezogenen Daten im Anlassfall an Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden übermittelt werden (z.B., weil eine Anfrage einer Behörde diesbezüglich vorliegt oder dies in Verbindung mit einem voraussichtlichen Rechtsstreit erforderlich ist).
• Wenn eine entsprechende Verarbeitungsvereinbarung oder vergleichbare Absicherung vorliegt, können Ihre Daten zum Zweck der Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebes an externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen oder Dienstleister, die in unserem Auftrag und nach unserer Weisung die Daten für uns verarbeiten, weitergegeben werden (gemeint sind Berater wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen oder Dienstleister, von welchen unsere Systeme zugekauft wurden sowie Speicheranbieter).

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Für unsere Kund*innen/Projektpartner*innen und Lieferant*innen bedeutet dies, solange die vertragliche Beziehung aufrecht ist und darüber hinaus, soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen oder die weitere Aufbewahrung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Die Daten unserer Active-Sourcing-Kandidat*innen verarbeiten wir lediglich bis zur Erfüllung ihres Zwecks, längstens für 12 Monate, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Verarbeitung vorliegt.

Bezüglich jener Personen, die als Notfallkontakte angegeben wurden, erfolgt die Speicherung solange Sie als die aktuelle Notfallkontaktperson für unsere IVM-Mitarbeiter*innen gelten. Werden die Daten von IVM-Mitarbeiter*innen gelöscht, umfasst diese Löschung selbstverständlich auch die personenbezogenen Daten der Notfallkontaktperson. Dasselbe gilt für Daten von Personen, die als Ansprechpartner*innen für Referenzen angegeben wurden.

Werden Ihre Daten auch international gespeichert und übermittelt?

Nein, die IVM führt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU / des EWR durch. Ihre Daten werden also nicht in Drittländern gespeichert oder an solche übermittelt.

Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem Art. 22 EU-DSGVO durch.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?

Wir ergreifen alle Maßnahmen, die mit dem Stand der Technik übereinstimmen und notwendig sind, um Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich vor Missbrauch, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören vor allem jene technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um den Anforderungen des europäischen und österreichischen Datenschutzrechts zu entsprechen.

Sollten Sie den Verdacht haben, dass Ihre personenbezogenen Daten missbraucht wurden, verloren gegangen sind oder ein unbefugter Zugriff auf diese stattgefunden hat, dann bitte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@ivm.at.

Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer Daten verschiedene Rechte zu, welche hier näher beschrieben werden (Art. 15 ff EU-DSGVO). Wenn Sie sich im Zusammenhang mit diesen Rechten an uns wenden, oder diese wahrnehmen möchten, nehmen Sie bitte direkt mit der Datenschutzgruppe der IVM, Kontakt auf. Senden Sie uns dazu eine E-Mail an datenschutz@ivm.at unter Angabe eines Identifikationsnachweises (z.B. Geburtsdatum, Wohnort etc.). Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage schnellstmöglich, in jedem Fall innerhalb eines Monats, zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen unserer Kommunikation zu Beweiszwecken aufbewahren können.

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn Sie dafür Gründe vorbringen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ein Widerspruch ist insbesondere dann möglich, wenn die Datenverarbeitung auf Grund von Art. 6 Abs 1 lit e EU-DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs 1 lit f EU-DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt.

Wenn Sie Widerspruch einlegen, müssen wir die entsprechenden Aktivitäten einstellen, es sei denn, wir können nachweisen, dass uns vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dazu dient, einen Rechtsanspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Widerrufsrecht bezüglich Ihrer an uns erteilten Einwilligung(en)

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke zu verarbeiten, können Sie jede einzelne Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir werden die Aktivität, in die Sie zuvor eingewilligt hatten, einstellen, sofern kein alternativer Grund (z.B. eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist) vorliegt, der die weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck durch uns rechtfertigt und erforderlich macht. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie selbstverständlich darüber informieren.

Recht auf Auskunft

Sie können von uns jederzeit eine Bestätigung darüber anfordern, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, und von uns eine Zusammenstellung dieser Daten verlangen. Insbesondere wenn Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch machen wollen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Für die Zusammenstellung und Zusendung jener Daten, die wir über Sie gespeichert haben, fallen für Sie keine Gebühren an. Falls Sie weitere Kopien benötigen, können wir Ihnen dafür gegebenenfalls angemessene Verwaltungskosten in Rechnung stellen. Wir können Ihre Anfrage ablehnen, sofern dies gesetzlich zulässig ist und/oder sogar geboten erscheint. Falls wir Ihre Anfrage ablehnen, werden wir dies in jedem Fall begründen.

Recht auf Löschung

Sie können von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, welche wir über Sie gespeichert haben, verlangen. Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, werden wir diesem Ersuchen selbstverständlich fristgerecht nachkommen und Sie darüber informieren. Im Falle eines zulässigen Löschungsansuchens Ihrerseits, werden wir alle zumutbaren bzw. durchführbaren Maßnahmen ergreifen, um die betreffenden Daten vollständig zu löschen. Sollten wir Ihre Daten nicht oder nicht sofort löschen können, werden Sie über die genauen Gründe darüber informiert.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten vorläufig nur speichern dürfen und keine weiteren Verarbeitungsaktivitäten vornehmen können. Näheres dazu können Sie Art. 18 EU-DSGVO entnehmen. Demnach müssen wir Sie auch informieren, bevor eine Einschränkung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wieder aufgehoben wird.

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung und können damit verlangen, dass wir unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie, korrigieren. Auf Wunsch werden wir Sie darüber informieren, an welche Dritten wir die unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten gegebenenfalls weitergegeben haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht Ihre Daten von einem Verantwortlichen an einen anderen zu übertragen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen die Daten in einem üblichen maschinenlesbaren Format zur Verfügung, damit Sie die Daten selbst übermitteln können. Sie können aber auch von uns verlangen, dass wir die Daten direkt für Sie übertragen.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren. Derartige Beschwerden sind an folgende Adresse zu richten: www.dsb.gv.at.

Wenn Sie eines der oben näher bezeichneten Rechte ausüben möchten, dann bitte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@ivm.at. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen Ihrer Mitteilungen aus Beweissicherungsgründen aufbewahren können.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist die:

IVM Technical Consultants Wien Ges.m.b.H. (kurz: IVM)
Schönbrunner Allee 1-5
2331 Vösendorf

Firmenbuchnummer: 102681b

Ansprechpartner

Bitte kontaktieren Sie in datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere, wenn Sie Ihre oben näher erläuterten Datenschutzrechte wahrnehmen möchten, unsere für Sie eingerichtete Datenschutzgruppe der IVM, erreichbar unter datenschutz@ivm.at.